El gran engaño de la multitarea y la productividad

La atención parcial continua está mermando la productividad de nuestros equipos y muchos empresarios miran a otro lado.

Siempre recuerdo un gran aprendizaje, en el año 2008, mientras formaba parte de un programa de formación llamado líderes del futuro, en el que se nos hablaba de la importancia de tener momentos específicos del día para la lectura del correo electrónico, así como desactivar todas las notificaciones que nos podían distraer y evitaban que tuviéramos foco en una tarea concreta. En aquel momento las notificaciones estaban principalmente relacionadas con el correo electrónico y alguna herramienta de mensajería empresarial de aquella época, ya que los smartphones apenas estaban en fase de despegue y algunas aplicaciones que hoy en día son muy habituales, aún no habían aparecido. Como os podéis imaginar, el nivel de distracciones que podemos tener en 2023 es mucho mayor que el de hace 15 años.

Muchas directoras y directores generales, así como muchos miembros del comité de dirección y del equipo de gestión, están en constante búsqueda de mejorar la productividad, lo cual es muy importante para la escalabilidad de una empresa, pero el enfoque hacia su búsqueda muchas veces se centra en solucionar síntomas y no en corregir las causas reales de una baja productividad.

Una de las mayores causas de baja productividad en las empresas es la famosa multitarea. Y paradójicamente a nivel empresarial, esta “habilidad” de “intentar” hacer múltiples tareas al mismo tiempo es aplaudida e impulsada por muchos directivos, sin saber que produce el efecto contrario.

Como comenta la Dra. Lindsay Blooms en una charla TED denominada Multitasking is the Mindkiller, “...vivimos en la era de la información, pero también vivimos en la era de la interrupción y de la distracción”. 

En muchas empresas se suele pensar que una persona que está constantemente contestando mensajes, llamadas, mirando su teléfono, escribiendo algo en el ordenador, y así sin parar; es una persona que está sacando adelante más trabajo que alguien que está centrada/o en una única tarea, concentrada/o y sin estar disponible durante ciertos momentos del día. Como comenta Lindsay en ese mismo vídeo “...estar ocupado es lo que se estila, pero incluso diría que estar ocupado es un símbolo de estatus”.  

Lo cierto es que el multitasking no existe, y existe suficiente evidencia científica al respecto, como este artículo del Neurocientífico Earl Miller: Multitasking: Why Your Brain Can't Do It and What You Should Do About It, o este de Kevin Madore y Anthony Wagner: Multicosts of multitasking.

Lo que realmente ocurre es que muchas personas están haciendo un cambio de tareas constante, lo que se conoce como el concepto de atención parcial continua, que fué acuñado por Linda Stone en el año 1998, y que implica estar en un estado de alerta constante, en búsqueda de novedades en diferentes contextos. En el caso empresarial, podemos encontrar casos de personas que están cambiando constantemente entre aplicaciones como Slack, el correo electrónico, un grupo de trabajo en Teams y un grupo de whatsapp con clientes o colaboradores externos, por nombrar algunos, con el fin de estar pendientes de lo que está ocurriendo y no perderse de nada, y sentir que están dando el 100% para su empresa. Esa constante actitud “reactiva” se convierte en la  situación natural de trabajo de la persona. Se crea un hábito de estar permanentemente conectado y disponible. Esto cambia nuestros circuitos neuronales y nos hace perder capacidad de concentración.

Al estar en constante degradación de nuestra capacidad de mantener el foco, disminuye la calidad de lo que hacemos, y allí empiezan los problemas en las empresas: los comerciales comienzan a perder más acuerdos, los despliegues en producción empiezan a tener fallos, en cada sprint de desarrollo se consiguen finalizar menos funcionalidades, las campañas de marketing tardan más en lanzarse, etc.

Seguramente pensaréis que existen ocasiones y puestos de trabajo en los que la atención parcial continua está justificada, yo diría que nunca se justifica, pero obviamente va a ocurrir, y como directores de empresas tenemos que hacer todo lo posible por minimizarlo, porque este comportamiento hace que las personas terminen la jornada laboral agotadas, y paradójicamente no han sido del todo productivas, y esto es malo tanto para la empresa como para la persona, que irá viendo mermada su autoestima, porque no es capaz de terminar su trabajo en el tiempo que se espera.

Desde ese curso que realicé en 2008, siempre he estado muy pendiente de este fenómeno, y siempre he aplicado rutinas que me permitan evitar caer en la atención parcial continua, mejorando con ello no solo mi rendimiento personal sino el de los equipos que he gestionado, mejorando la productividad de las empresas que he liderado.

Entre las cosas que yo he hecho, y que he animado a mis equipos a hacer, están las siguientes:

• Desactiva todas las alertas, badges y cualquier cosa que distraiga tu atención, de todas las herramientas que utilices. Establece rutinas para el acceso a cada una de las herramientas de mensajería, trabajo en grupo o comunicación que utilices. Deja solo alertas en aquellas aplicaciones en las que es realmente importante atender de manera inmediata lo que llegue a través de allí.

• Define momentos de lectura y respuesta de correos electrónicos. Por ejemplo, tres veces al día, que podría ser a las 9:00 a las 13:00 y a las 16:00. Si por alguna razón hay un correo muy importante qué estás esperando (normalmente cualquier correo puede esperar 4 horas para ser contestado), puedes añadir momentos de simple revisión, para ver si ese correo que estás esperando ha llegado, pero no tomar acciones con el resto de los correos hasta que llegue la siguiente ventana de trabajo.

• Asegúrate de que en tu empresa se utiliza el menor número de canales de comunicación posible, y que todo tu equipo haga un uso racional de ellos.

• Disminuye el número de reuniones en tu empresa, y asegúrate de que todas las reuniones tienen un objetivo concreto, y que todos los asistentes se han preparado adecuadamente para la reunión. Y además aplica una regla de concentración total, sin distracciones durante la reunión.

Estos son solo unos pocos ejemplos de las cosas que yo hago y que se pueden hacer. Entre los libros que me han acompañado a lo largo de mi carrera con consejos muy relevantes en este sentido, están Deep Work de Cal Newport y su posterior libro Digital Minimalism, así como Traction de Gino Wickman, y el artículo Manage your energy not your time de Tony Schwartz y Catherine McCarthy.

Es muy importante que la CEO o el CEO, así como el comité de dirección, sean los primeros en aplicar estas prácticas, para que esto empiece a formar parte de la cultura empresarial, dando con ello un paso muy importante hacia la creación de equipos de alto rendimiento. La capacidad de concentración y el evitar las múltiples distracciones, son piezas clave para que cada miembro del equipo trabaje a pleno rendimiento.